客户管理规范的第一个标准是建立客户档案。无论对于老客户还是新客户，客户档案都是美容院和客户之间的纽带。
完整的客户档案应包括客户咨询和咨询表格、电子或书面文件以及客户项目计划表格。
1.客户咨询及咨询表。顾客咨询和咨询表是指针对店内每一项的咨询和咨询表，美容院需要制定和完善自己的咨询和咨询表。比如顾客来店里咨询眼部问题，需要一份标准的眼部咨询表；要咨询脸，要有标准的脸咨询表。客户咨询后，可立即跟进疗程。
2.电子或书面文件。目前有些美容院有完善的电子档。进入档案后，你想知道哪些客户是单眼皮。电脑筛选后，列表可以立即显示。如果想知道哪些客户超重，也可以马上筛选出来。在数百人的档案数据库中，通过销售和服务同类型客户来管理客户是非常方便快捷的。
3.客户项目计划表。也称为客户年度计划、季度计划和月度计划营销项目计划表。通过规划表的建立，可以根据上一年的消费水平进行对比，通过对比可以完善和提高今年的目标。通过对计划表数据的分析，可以了解客户的消费能力和消费偏好。
客户咨询表、电子或书面文件和客户项目计划表构成完整的客户文件。
美容院如何保存客户档案？
一.详细信息
一套合格的客户档案必须完整记录所有客户信息，包括客户基本信息、客户性格、客户消费、客户职业等。客户关系的维护依赖于这些基本信息。有了这些基本信息，美容师与顾客的沟通就更方便了。如果客户档案中没有这些具体信息，美容师与客户沟通会非常费力，这样的客户档案就没有意义了。
第二，提供指导
客户档案需要详细记录客户的相关信息，以方便美容院后期工作，为美容师提供服务指导。美容师只有了解客户，才能在销售中识别客户需求，根据客户需求推荐相应的产品，提高成交率。这些指南是基于对客户的理解，也就是基于客户档案的适用性。因此，一套有价值的档案必须充分记录消费者的消费体验，充分展示顾客的消费习惯，为美容师的具体工作提供方便的指导。
三.统计分析
一份有价值的档案不仅要记录顾客的所有信息，方便美容师了解顾客的具体情况，为美容师的销售提供指导，还要提供统计分析，了解顾客在美容院的具体消费情况，了解顾客的消费项目、实际消费和剩余情况，便于美容院了解自己的库存，控制产品总量。
第四，文件共享
一套有价值的档案是美容院的整体财富。在这个信息时代，谁的信息多，谁就能在竞争和服务中立于不败之地。所以美容院的档案一定在美容院手里，而不是美容院的某个员工。很多美容院都有顾客被美容师带走，大多是因为顾客的信息被个别美容师垄断了。个别美容师离开后，也带走了部门的客户，所以美容院的档案必须透明，无论哪个美容师接待，都可以对客户了如指掌，避免客户被美容师带走。
客户档案创建流程:
1、了解客户的基本信息，包括最重要的姓名、性别、年龄、职业、联系方式等。
2.了解客户的皮肤状况:主要是指客户目前的皮肤状况以及之前是否做过相关的美容护理，还有一点就是要了解客户是否对某些产品和成分过敏。
3.给客户做个皮试后，登记重要信息方便下一步服务，更贴心快捷。跟踪服务可以大大提高客户的护理满意度。
4.登记客户的护理计划，记录客户的每一个护理过程。
5.附上效果分析和客户评价，了解客户对美容院产品的适应性和满意度，从而改进服务和相关技术。
最后，客户在填写档案表格时要注意技巧，引导客户配合。这个过程需要注意哪些问题？
1.当很多客户不愿意填写这张表格时，我们可以告诉他们可以免费给她一张会员卡，几乎所有的客户都会自动自发地填写，以获得优惠。
2.顾客的基本信息要由顾客自己填写，美容师不要随意改写顾客的信息。如果很多美容院希望美容师对顾客进行相关评价，最后会在后面附上评价分析表，将两者分开，避免对顾客信息的曲解。
3.美容院建立的客户档案必须注意保护客户的隐私和信息；否则，一旦他们被骚扰，他们会感到厌恶，并失去顾客。
